تعدیل برای جبران بخشی از تغییر سطح قیمتها در طول اجرای پیمان به کار میرود، اما کنترل درست آن قبل از هر چیز به ثبت صحیح زمان و ماهیت کارکرد وابسته است. اشتباه در دوره کارکرد یا فصل مربوط میتواند نتیجه محاسبه را تغییر دهد.
اول دوره واقعی اجرای کار را مشخص کنید
تاریخ صورتوضعیت الزاماً تاریخ اجرای همه عملیات داخل آن نیست. برای کنترل حرفهای، کارکرد باید بر اساس زمان واقعی اجرا تفکیک شود. گزارشهای روزانه، صورتجلسهها، برنامه زمانبندی و سوابق کارگاهی میتوانند در این تفکیک کمک کنند.
فصل و ردیف را با کارکرد پیوند دهید
شاخص تعدیل معمولاً با ماهیت عملیات و فصل مربوط ارتباط دارد. بنابراین بهتر است در فایل کنترل، هر ردیف کارکرد به فصل، مبلغ و دوره زمانی خودش متصل باشد. این روش خطاهای ناشی از تجمیع نامنظم را کم میکند.
شاخص مبنا را از پرونده پیمان بخوانید
برای محاسبه نباید شاخص مبنا را از حافظه یا پروژه مشابه برداشت کرد. مبنای قراردادی، تاریخهای مؤثر و ضوابط پیمان باید از اسناد همان قرارداد استخراج شوند.
مدت اولیه، تمدید و تأخیر را جدا نگه دارید
اگر بخشی از عملیات در دوره تمدیدی یا پس از پایان مدت قراردادی انجام شده است، وضعیت زمانی آن باید روشن باشد. بهتر است کارکرد این دورهها از ابتدا در گزارش کنترل تفکیک شود تا در زمان رسیدگی نیاز به بازسازی سوابق نباشد.
فایل کنترل تعدیل چه ستونهایی داشته باشد؟
حداقل این اطلاعات مفید است: شماره صورتوضعیت، تاریخ واقعی کارکرد، فصل، مبلغ مشمول، دوره شاخص، شاخص مبنا، شاخص دوره و نتیجه محاسبه. نگهداری این جدول در کنار مستندات باعث میشود کنترل تعدیل قابل بازبینی باشد.
اصل مهم
تعدیل فقط یک فرمول نیست؛ خروجی یک زنجیره اطلاعات است. هرچه ثبت کارکرد، زمان اجرا و طبقهبندی فصول دقیقتر باشد، محاسبه نهایی قابل دفاعتر خواهد بود.
