پرونده تأخیرات در پایان پروژه ساخته نمیشود؛ از روز اول شکل میگیرد. اگر رویدادها همزمان ثبت نشوند، چند ماه بعد تعیین تاریخ، علت و اثر واقعی آنها دشوار خواهد بود.
گزارش روزانه کارگاه
گزارش روزانه باید وضعیت جبهههای کاری، نیروی انسانی، ماشینآلات، شرایط مؤثر بر اجرا و عملیات انجامشده را ثبت کند. این گزارشها برای تطبیق ادعا با واقعیت کارگاه اهمیت زیادی دارند.
مکاتبات و ابلاغها
نامهها باید موضوع، تاریخ و اثر مورد انتظار را روشن کنند. بهتر است هر رویداد مهم یک شناسه داخلی داشته باشد تا نامهها، صورتجلسهها و فعالیتهای برنامه زمانبندی به همان رویداد متصل شوند.
جزئیات را در نظر بگیرید
زمان واقعی تحویل زمین، جبهه کار، مسیر دسترسی، معارض و محدودیتهای اجرایی را ثبت کنید. عبارت کلی «کارگاه تحویل شد» همیشه برای تحلیل جزئی کافی نیست.
نقشه و دستورکار
تاریخ درخواست، دریافت، اصلاح و ابلاغ نقشه یا دستورکار باید قابل ردیابی باشد. مهم است مشخص شود نبود یا تغییر مدرک دقیقاً کدام فعالیت را تحت تأثیر قرار داده است.
برنامه زمانبندی بهروز
بدون برنامه بهروز، ارتباط یک رویداد با مسیر اجرای پروژه دشوارتر میشود. Updateهای منظم نشان میدهند در زمان وقوع رویداد، وضعیت فعالیتها و مسیرهای حساس چگونه بوده است.
ثبت اثر، نه فقط علت
وجود یک رویداد به تنهایی به معنی اثر زمانی مشخص نیست. در پرونده داخلی پروژه، علاوه بر علت، فعالیت متأثر، بازه زمانی اثر، امکان کار جایگزین و اقدامهای کاهش اثر را ثبت کنید.
نتیجه
بهترین لایحه تأخیرات محصول یک سیستم مستندسازی منظم است. اگر ثبت رویداد به کار روزانه دفتر فنی تبدیل شود، در پایان پروژه به جای بازسازی حافظه افراد، یک زنجیره مستند در اختیار خواهید داشت.
